Terminologie
Verklaring van een aantal in dit document gebruikte termen:
- Deelnemer: iedere persoon die deelneemt aan de activiteiten van de Stichting zoals, maar niet beperkt tot acteurs, figuranten, bestuur en vrijwilligers in welke hoedanigheid dan ook.
- Stichting: hiermee wordt aangeduid de Stichting Cuneratheater Rhenen, statutair gevestigd te Maarsbergen, gemeente Utrechtse Heuvelrug, met correspondentieadres van de secretaris van het bestuur en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 87275775.
- Openluchtspel: Openluchtspel Sint Cunera van Rhenen, uit te voeren op 21, 22, 23 en 28, 29 en 30 september 2023.
- Beeldmateriaal: Foto’s, video- of filmopnamen in de ruimste betekenis van het woord vervaardigd bij activiteiten van de Stichting.
Privacy beleid
In Nederland geldt de Europese wet ‘Algemene Verordening Gegevensbescherming’ (AVG). De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) houdt hier toezicht op. Omdat de Stichting waarde hecht aan de bescherming van persoonsgegevens is dit Privacybeleid opgesteld. Hierin wil de Stichting heldere en transparante informatie geven over hoe zij omgaat met persoonsgegevens.
De Stichting doet er alles aan om de privacy van de deelnemers te waarborgen en gaat daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De Stichting houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. In ieder geval brengt dit met zich mee dat de Stichting:
- Persoonsgegevens verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt en deze doelen en typen persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy beleid;
- Verwerking van persoonsgegevens beperkt tot uitsluitend die gegevens welke minimaal benodigd zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- Vraagt om uitdrukkelijke toestemming van deelnemers indien dat van toepassing is op verkrijgen en verwerking van bepaalde persoonsgegevens;
- Passende technische en organisatorische maatregelen genomen heeft zodat de beveiliging van de persoonsgegevens gewaarborgd is;
- Geen persoonsgegevens doorgeeft aan derden, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- Deelnemers op de hoogte hebben gebracht van hun rechten omtrent persoonsgegevens, de Stichting de deelnemers daarop heeft gewezen en dat deze rechten worden gerespecteerd.
Persoonsgegevens en doelstellingen
Verwerking van persoonsgegevens van deelnemers aan de activiteiten van de Stichting worden door de Stichting verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Informeren van deelnemers d.m.v. nieuwsuitingen (circulaires e.d.).
- Informeren van deelnemers over al of niet doorgang vinden van activiteiten.
- Verzoek om vrijwillige ondersteuning voor een activiteit.
- Onderhouden van een historisch archief, inclusief beeldmateriaal van activiteiten.
- Gebruikt van beeldmateriaal voor pr-doeleinden.
- Mogelijke whatsapp groepen of vergelijkbaar om de onderlinge communicatie te vereenvoudigen.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- De lijst van deelnemers aan de activiteiten van de Stichting.
- Beeldmateriaal gemaakt tijdens voorstellingen en/of overige activiteiten.
Persoonsgegevens
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de Stichting de volgende persoonsgegevens van deelnemers vragen en vastleggen:
- Volledige naam; voornaam, tussenvoegsel en achternaam.
- Adresgegevens; straat, huisnummer, postcode en woonplaats.
- E-mailadres(sen).
- Telefoonnummer(s).
- Geboortedatum.
- Functie bij activiteiten van de Stichting, zoals bijvoorbeeld acteur, bestuurslid, vrijwilliger e.d.
- De begin- en einddatum van de medewerking, waar dit van toepassing is.
Bewaartermijn
De persoonsgegevens worden door de Stichting opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor een bepaalde periode:
- Gedurende de periode dat men aangemeld is als deelnemer. Daarna zal geen verwerking meer plaatsvinden.
- Gedurende minimaal 2 jaar zullen de gegevens in de administratie opgenomen blijven conform toepasbare wetgeving.
- Gedurende maximaal 7 jaar worden volgens fiscale wetgeving gegevens bewaard in de financiële administratie.
Persoonsgegevens en derden
Verwerking van persoonsgegevens voor geïnteresseerde derden wordt door de Stichting gedaan ten behoeve van informatieverstrekking in de vorm van, maar niet beperkt tot, nieuwsbrieven, pr-activiteiten, reclame- of marketingactiviteiten en eventuele gerichte contacten en acties in de ruimste beteken van het woord.
Beeldmateriaal en portretrecht
De persoonsgegevens worden door de Stichting opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode dat men gezien wordt als deelnemer en zoals voorgaand vermeld. Separaat wordt de deelnemers een toestemmingsverklaring voor gebruik van beeldmateriaal alsmede afstand van portretrecht ter ondertekening aangeboden
Ontsluiten Privacy Beleid
Het is de taak van de Stichting dit Privacy Beleid onder de aandacht van de deelnemers te brengen. Dat betekent niet dat aan iedere deelnemer een fysieke versie van dit document beschikbaar moet worden gesteld. Ter ontsluiting volstaat het als de Stichting duidelijk aangeeft waar deze informatie door deelnemers kan worden gevonden. Dat zal primair via de website van de Stichting zijn:
Contactgegevens
De Stichting is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. Indien deelnemer na het kennisnemen van dit Privacybeleid, of in meer algemene zin, vragen heeft hierover of contact met de Stichting wenst op te nemen kan dit via het bestuur of via de uitvoerend producent, als onderstaand vermeld:
Bestuur Stichting Cuneratheater Rhenen
Voorzitter: Barth van Eeten, 06-12106580, barthvaneeten@gamil.com
Secretaris: Job van de Bovenkamp, 06-82816157, bovj@hetnet.nl
Penningmeester: Ad van den Hoven, 06-51104588, advandenhoven@planet.nl
Bestuurslid, vicevoorzitter: Hans Hoksbergen, 06-28079280, hhoksbergen@hotmail.com
Bestuurslid: Hans de Wilt, 06-20451497, jgdewilt@outlook.com
Uitvoerend producent:
Ester Lammers – v.d. Linden: 06-460316890, info@cuneratheater.nl of esterlammersvdlinden@gmail.com
Aldus opgemaakt op:
23 maart 2023 te Rhenen,
door Ad van den Hoven
penningmeester Stichting
geaccordeerd in de bestuursvergadering van de Stichting op:
Copyright
Op dit document rust copyright van de Stichting.
Dit document is bedoeld voor intern gebruik binnen deze Stichting en al haar deelnemers.
Daarbuiten staat het een ieder vrij dit document, de volledige inhoud of delen daarvan, te gebruiken.
Dit uitsluitend onder voorwaarde van bronvermelding.
Copyright© 2023, Stichting Cuneratheater Rhenen